+36 20 377 7266 42@szabogabor.hu
Oldal kiválasztása

Amikor az újság előző számához készült a “Hogyan válasszunk CRM-rendszert?”, akkor adta magát a gondolat, hogy ugyanezt a megközelítést alkalmazzuk az ERP-rendszerekre is. Két okból vetettük ezt el: egyrészt a mostani cikk terjedelme éppen a fele az előzőnek, a téma viszont legalább kétszer annyira összetett. Már a CRM-rendszereket sem a faék egyszerűsége jellemzi, az ERP-rendszerek viszont még náluk is nagyságrendekkel összetettebbek. Az eredeti koncepciót így gyorsan elvetettük és úgy döntöttünk, helyette arra a két tényezőre összpontosítunk, amelyek a tapasztalatok alapján a legtöbb fejfájást és keserűséget okozzák az ilyen rendszerekbe beruházóknak. De mielőtt még belekezdenénk, további két dolgot szeretnénk leszögezni. Az egyik, hogy ez a cikk kimondottan a KKV-knek szól, az ő nézőpontjukból közelíti meg a problémát. A másik, hogy nem a szakértőket szeretnénk lenyűgözni, hanem a témában többé-kevésbé járatlanoknak kívánunk fogódzkodót nyújtani, ezért a megközelítésünk itt-ott talán túlságosan is leegyszerűsítettnek tűnhet majd a hozzáértők számára.

Mi az ERP és minek az nekem?

Az ERP a vállalatirányítási rendszerek összefoglaló neve. Jellemzően valamilyen szoftvert értünk alatta, bár a rendszer valójában magában foglalja nemcsak a szoftvert és a hardvert, de a működtetéshez szükséges munkatársakat is. Ahogy az elnevezés is utal rá, ezek a szoftverek nem is olyan régen még a nagyvállalatok privilégiumai voltak, az áruk simán meghaladta egy kisközség éves költségvetését. Azóta sokat változott a világ és bár egy ERP-rendszer beszerzése még ma sem filléres tétel, már egyáltalán nem ördögtől való gondolat, hogy egy 20-30 főt foglalkoztató vállalkozásnak is legyen ERP-rendszere. Sőt! A versenyképesség, a hatékonysággal szembeni egyre nagyobb elvárások alapján ma már inkább az tűnik úri huncutságnak, ha egy ekkora vállalkozásnak nincs valamilyen ERP-rendszere.

Az ERP-rendszer leegyszerűsítve számítógép segítségével kezelhetővé teszi, illetve összekapcsolja a vállalkozás legfontosabb folyamatait. Ezek nagyon sokfélék lehetnek, de tipikusan az ERP-rendszerek által kezelt folyamatok a CRM (ügyfélkezelés), a pénzügyek (számlázás), a raktározás/logisztika, illetve a személyzeti ügyek. Egy ERP-t nem használó cég esetében az a jellemző, hogy az egyes területeket különálló szoftverek (pl. számlázó program) segítségével oldják meg, de óriási kultusza van a mindenféle EXcel táblázatoknak is. Nyilván ezek is sokkal jobbak, mintha még mindig papírokkal és nyomtatványokkal szöszölnénk, mert a gyorsabb adatrögzítésen túl az adatok kiértékelésében is nagy segítséget nyújtanak. Az ERP-rendszer azért hatalmas továbblépés ezekhez képest, mert össze iskapcsolja a folyamatokat. Tehát egy bejegyzés az ügyfélkezelő modulban automatikusan a számlát is elkészítheti. Vagy egy másik folyamatban a számla elkészítése automatikusan csökkentheti a raktárkészletet. Ez csak két nagyon egyszerű példa a sok lehetséges közül, de arra ezek is rávilágítanak, hogy egy jól kiválasztott, megfelelően konfigurált és rendeltetésszerűen használt ERP-rendszer tényleg igazán sistergőssé tudja tenni a hatékonyságot.

A szomszéd nője mindig zöldebb?

Van az a szituáció, amikor A cégvezető amiatt panaszkodik B cégvezetőnek, hogy mennyire megbánta, amiért az X ERP-rendszert választotta, neki is inkább Y-t kellett volna megvennie, mint B-nek. Amitől viszont B cégvezető kap agyérgörcsöt és átkozza a napot, amikor egyáltalán felmerült benne, hogy ERP-rendszert vezessen be. Mi történt? Mindketten rosszul választottak? Talán igen. De sokkal valószínűbb, hogy annak a két problémának valamelyikétől szenvednek, amelyek a legtöbb megkeseredett ERP-felhasználó kínjaiért felelősek. Vagy az egyiktől vagy a másiktól, nem ritkán mindkettőtől.

1. Ami papíron nem működik…

Az a számítógépen sem fog működni. Ez egy régi programozói akxióma, ami arra utal, hogyha egy folyamat nincs jól kitalálva és megtervezve, akkor azt vagy le sem lehet programozni vagy le lehet, de sok köszönet nem lesz benne. Ezt már a múltkori, CRM-rendszerekről szóló cikkben is felemlegettük, de itt még hatványozottabb az érvényessége, úgyhogy most újra leírjuk: a szoftver NEM helyettesíti a szervezést. Éppen ellenkezőleg: ha szervezetlen állapotokra akarunk ráültetni egy ERP-rendszert, az jó eséllyel még tovább növeli a zűrzavart.

Az életképes sorrend ez: először jön a szervezetfejlesztés, utána az ERP-rendszer bevezetése. Természetesen tisztában vagyunk azzal, hogy a szervezetfejlesztés sosem fejeződik be teljesen, ez éppúgy igaz, mint ahogy egy ERP-rendszerhez is mindig lehet hozzáadni új modulokat vagy lehet rajta csiszolni, finomítani. Az irányelv tehát pontosítva így hangozhat: csak olyan folyamatokra ültessük rá az ERP-rendszert, amelyek már ki vannak dolgozva, amelyek már bizonyították, hogy képesek zökkenőmentesen működni.

Konkrétabban: vegyük azokat a dolgokat (termék, áru, bizonylat, információ), amelyek a szokványos folyamatok tárgyai és dolgozzuk ki a hozzájuk tartozó, rutinszerű folyamatokat! Hol kerül be a cégbe (vagy kinél keletkezik)? Kihez kerül és az mit tesz vele? Kinek adja tovább? Hol hagyja el a céget (vagy hol kerül iktatásra)? Persze minden ilyen folyamat definiálása óriási munka. De legalább a főbb folyamatok esetében muszáj megcsinálni a házi feladatot, mert csak így fogjuk tisztán látni, milyen elvárásaink vannak az ERP-rendszerrel kapcsolatban. És ami még fontosabb: csak így tudjuk világosan kommunikálni az igényeinket annak a cégnek, amelyiktől a szoftvert megvásárolnánk (vagy elkészíttetnénk).

2. A szoftver nem szól vissza

Ez szintén egy régi informatikus szállóige, ami arra utal, hogy ha minden kötél szakad, még mindig lehet a programot hibáztatni, mert az nem szól vissza, nem tudja megvédeni magát. Ezzel most nem arra szeretnénk utalni, hogy ne lenne gond a szoftverekkel, egyik sem hibátlan. Ugyanakkor az is tény, hogy messze több problémát okoz a felhasználói hozzá nem értés, mint a programhibák. Egy ERP-rendszer esetében pedig az elégtelen felhasználói ismeretek hatása halmozottan jelentkezik. Gondoljunk csak bele: ha valaki nem ért a szövegszerkesztőjéhez, az egy lokális probléma. De ha valaki nem megfelelően kezeli az ERP-rendszert, annak akár a cég egészére lehet kihatása.

Az alapproblémát az jelenti, hogy a munkatársak nem szeretik, amikor meg kell tanulni egy új program használatát. Egyrészt gyakran meggyőződésük, hogy ettől még több/még nehezebb lesz a munkájuk. De ha nem, akkor is: amíg nem tanulták meg a használatát, addig csak lassítja a munkát, ergo púp a hátukra. Mivel nincs választásuk, ezt úgy ellensúlyozzák, hogy a lehető legkevesebb időt fordítják a szoftver tanulmányozására. Ennek az az egyik eredménye, hogy csak a legszükségesebb funkciók használatát tanulják meg, a másik pedig az, hogy ezeket is jobbára gépiesen, anélkül, hogy valóban értenék a folyamatokat.

Ökölszabály, hogy ha sok baj van a szoftverrel, akkor először mindig azt feltételezzük, hogy a munkatársak nem értenek hozzá eléggé. Nem mindig ez lesz az ok, de ha így teszünk, sokkal ritkábban tévedünk, mintha egyből a programnak esnénk neki. Jó eséllyel egyébként a Pareto-elv is fel fog bukkanni, miszerint a problémák 80%-a a munkatársak 20%-ától származik. Attól a 20%-tól, amelyik a legkevésbé van barátságban a szoftverrel.

Zárszó

Egy ERP-rendszer nagyon jó hatással tud lenni a cég termelékenységére. Egy olyan cég termelékenységére, amelyik már a rendszer bevezetése előtt is olajozottan működött. És amelyik nem sajnálta az időt és a fáradságot, hogy a munkatársak valóban megtanulják használni a rendszert. Ha Ön már ERP-tulajdonos és elégedetlen, akkor jó eséllyel ezzel a két dologgal van problémája. Utólag kell nekilátni a szervezetfejlesztésnek és/vagy gondoskodni kell a munkatársak felhasználói ismereteinek az elmélyítéséről. Egyik sem a világvége, csak arról van szó, hogy nem a könnyebbik utat választotta.