Miért? Szeressük? A technológiára és ezen belül az informatikára kiváltképp jellemző, hogy ipari mennyiségben termel ki megoldásokat olyan problémákra,amik nem is problémák. Vagy ha azok is, a megoldásukra kifejlesztett metódus erőforrás igénye (pénz, idő, stb.) messze túlmutat a probléma jelentőségén. A feladatkezelő viszont nem ilyen. Egy jól megválasztott és okosan használt feladatkezelő nagyon sokat javíthat egy elfoglalt ember hatékonyságán és termelékenységén. A vezető esetében ehhez még hozzáadódik a feladatok ki- és megosztásának lehetősége és ezek egyszerű számontartása. Szumma szummárum, a feladatkezelő remek találmány, nem állítom, hogy nem lehet nélküle élni, de azt igen, hogy jóval nehezebb. És hogy kedvet csináljak a használatához, az alábbiakban összefoglalom, miért lehet szeretni egy feladatkezelőt.
Mi a feladatkezelő?
De mielőtt még a lovak közé csapnánk, tisztázzuk, hogy mi is az a feladatkezelő! Nagyon leegyszerűsítve, egy digitalizált feladatlista. Vagyis az, amit régen papíron, esetleg egy határidőnaplóban vezettünk. De ettől még nyilván senkinek nem lábadna könnybe a szeme, szerencsére ennél jóval többről van szó. A feladatkezelők egy sor olyan funkcióval bírnak, amit papíron nem vagy csak nagyon nyögvenyelősen lehet megvalósítani. Legyen szó a tennivalók osztályozásáról, paraméterezéséről, ismétlődésről vagy emlékeztetők küldéséről, a feladatkezelők nagyon sokattehetnek azért, hogy az igazán fontosdolgokra összpontosíthassunk. Hogyan? Akkor lássuk a medvét, ahogy a székelyek mondják!
1. A feladatkezelő mindig nálunk van
Mi az, ami 2016-ban az esetek 99%-ában nálunk van? A telefon. A telefon pedig okos és ha már okos, miért ne használnánk ki? Ma már lényegében minden feladatkezelő rendelkezik telefonos applikációval, így bárhol is vagyunk, a feladataink velünk lesznek. Ez persze néha terhes is lehet, de az esetek többségében inkább hasznos.
2. Gyors feladatrögzítés
Gyakran előfordul, hogy kevés az időnk és csak egy-két szót, kifejezést tudunk rögzíteni egy adott tennivalóval kapcsolatban. Nem probléma, a feladatkezelők ügyesen eltárolják ezeket egy úgynevezett bejövő mappában (inbox), aztán majd később, ha lesz rá időnk, paraméterezhetjük és szortírozhatjuk őket. Hab a tortán, hogy egyre több feladatkezelő támogatja a hangvezérlést is, vagyis már gépelnünk sem kell, csak rámondani a telefonra, hogy „Tibikének tornacipő”.
3. A feladatok paraméterezése
De ha csak ennyit tudnának, akkor még nem lennénk sokkal előrébb, mint a hagyományos, csíptetőtáblás vagy határidőnaplós megoldással. A feladatkezelőben rögzített tennivalók azonban paraméterezhetők is, méghozzá elég sokoldalúan. A teljesség igénye nélkül most tekintsük át a legfontosabbakat:
1. Dátum és idő
A legfontosabb paraméter általában az, hogy mikor lesz a feladat esedékes. Itt megadhatunk csak dátumot, de beállíthatunk konkrét időpontot is.
2. Prioritás
A feladatmenedzselés lelke, hogy nemcsak felsoroljuk a tennivalókat, de rangsoroljuk is őket. A feladatkezelőben ezt könnyedén megtehetjük és bármikor könnyedén módosíthatjuk is a korábban
beállított prioritást.
3. Időtartam
Ennek nem minden feladat esetében van jelentősége, de ha fontosnak érezzük, ezt is megadhatjuk. Akár előre (hogy tudjunk kalkulálni), akár utólag, hogy lássuk, mi mennyi időnket vette el aznap.
4. Ismétlődés
Na, ez már igazi szoftveres finomság, amit analóg eszközökkel csak keservesen lehetne megvalósítani. A feladatkezelőkben lehetőségünk van arra, hogy létrehozzunk úgynevezett ismétlődő feladatokat. Ezek értelemszerűen olyan tevékenységek, amelyeket valamilyen gyakorisággal újra és újra el kell végeznünk. Minél ritkábban ismétlődik egy tevékenység, annál nagyobb segítséget jelent ez a funkció, hiszen amit mondjuk naponta el kell végeznünk, azt valószínűleg nem felejtjük el. De amit havonta, félévente, esetleg évente csak egyszer, azt már jóval nehezebb észben tartani. De miért is tartanánk, ha megteszi ezt helyettünk a feladatkezelő? Az ismétlődés beállítására nagyon sokféle lehetőségünk van, ezek közül most csak a két fő típust emelném ki: az abszolút és a relatív ismétlődést. Abszolút ismétlődésnek azt nevezzük, ami fixen ismétlődik: minden hétfőn, minden hónap 5-én vagy minden december 8-án. A relatív ismétlődés ezzel szemben nem a naptári dátumhoz, hanem a feladat tényleges elvégzéséhez kötődik. Más szavakkal, az abszolút ismétlődés a „minden…”, míg a relatív ismétlődés a „…múlva”.
5. Címkézés
A címkék abban segítenek, hogy még rendezettebbé tudjuk tenni a feladatokat. Egy vezető például felcímkézheti a munkájával kapcsolatos tennivalókat aszerint, hogy milyen területhez tartoznak (értékesítés, pénzügy, beszerzés, stb.). De bármilyen címkerendszert létrehozhatunk, ami megkönnyíti számunkra a feladatok kezelését. Ez jó szolgálatot tehet akkor is, ha az aznapi teendőinketszeretnénk a címkék alapján sorbarendezni, de akkor is nagyon hasznos, ha egy adott területtel kapcsolatos tennivalókat szeretnénk külön látni.
6. Jegyzet vagy csatolmány
Egy feladat elnevezése jellemzően csak néhány szóból áll. Időnként azonban szükség lehet arra, hogy részletesebb információt, esetleg valamilyen konkrét dokumentumot csatoljunk az adott feladathoz. A legtöbb feladatkezelőben ennek sincs semmi akadálya.
7. Hivatkozás
Nem feltétlenül mindennapos, de megeshet, hogy a tennivalónk valamilyen internetes tevékenységgel kapcsolatos. Ilyenkor jöhet jól, hogy a szóban forgó hivatkozást is hozzá tudjuk adni a feladathoz és amikor az esedékes lesz, akkor elég csak a hivatkozásra kattintani.
8. Helyszín
Végül, de nem utolsósorban, a feladatkezelők arra is képesek, hogy rögzítsék a tevékenység helyszínét (ha erre szükség van). Ezt általában szövegesen és térképes formátumban is meg tudják jeleníteni, hogy adott esetben a tájékozódásban is segítségünkre legyenek.
4. Listák és projektek
A nagyobb átláthatóság érdekében a feladatkezelők a tennivalókat listákba, mappákba vagy projektekbe sorolják. Ezek jellemzően olyan átfogó besorolások, mint a „Munka”, „Személyes”, „Tanulmányok”, esetleg „Család”. De tetszés szerint bármilyen kategóriát létrehozhatunk, amit elég
fontosnak érzünk. A fő kategóriákon belül aztán jöhetnek az alkategóriák, ezek megvalósítására alkalmasak pl. a címkék, de van olyan feladatkezelő is, amelyikben a fő projekten belül alprojekteket hozhatunk létre. Ez leginkább talán tényleg a számítógépekről jól ismert mappastruktúrához hasonlítható.
5. A feladatok megosztása
Egy vezető számára talán ez a feladatkezelők legkedvesebb képessége. Ha a munkatársaink is ugyanazt a feladatkezelő alkalmazást használják, mint mi, akkor nagyon egyszerűen tudunk nekik feladatokat küldeni, illetve feladatokat megosztani velük. Ez eddig nyilván menne feladatkezelő nélkül is. Ami már nehezebben, hogy a feladatkezelőben nemcsak azt tudjuk könnyedén számontartani, hogy kinek, mikor milyen feladatot osztottunk ki, de arról is visszajelzést kapunk, hogyha az illető elvégezte azt. Ez pedig óriási segítség egy vezető számára.
6. Emlékeztetők
Szintén hatalmas áldás, hogy a feladatkezelők nagyon jól konfigurálhatóan tudnak emlékeztetőket küldeni. Ezek lehetnek akár összesített emlékeztetők az aznapi feladatokról, de tudnak egyesével is emlékeztetőt küldeni, amelyek egy konkrét feladat elvégzésére figyelmeztetnek. Természetesen azt is be tudjuk állítani, hogy mennyivel előtte figyelmeztessen a rendszer. Az emlékeztetők általában e-mailként érkeznek. Ugyan sok esetben elvileg SMS-t is választhatnánk, de Magyarországon ez az opció nem feltétlenül érhető el. Az okostelefonok világában viszont már nincs is akkora jelentősége annak, hogy e-mailt vagy SMS-t kapunk valamiről, legfeljebb akkor, ha nem vagyunk netközelben.
7. Integráció
A hatékonyabb munkavégzést szolgálja az is, hogy a feladatkezelő alkalmazások sokféle integrációs lehetőséget kínálnak. Hogy pontosan milyeneket, az nyilván alkalmazásfüggő, de általánosan jellemző, hogy tudnak szinkronizálni az Outlook-kal, azelterjedtebb határidőnapló-alkalmazásokkal (Google Calendar, iCalendar), az Evernote-val, illetve képesek beépülni pl. a Gmail-be és a legtöbb böngészőprogramba, hogy extra funkciókkal ruházzák fel azokat. Ezek olyan apróságok, amelyek önmagukban nem váltják meg a világot, de egy adott feladatot vagy tevékenységet jelentősen leegyszerűsítenek. És ha időgazdálkodásról van szó, akkor különösen igaz a régi bölcsesség, miszerint sok kicsi sokra megy.
Zárszó