A hírlevél küldés megosztó műfaj. Egyfelől egyre nagyobb és zajosabb azoknak a tábora, akik már a temetését és az azt követő halotti tort szervezik. Másfelől viszont még mindig többen vannak azok, akik a hírlevél küldés élt, él és élni fog. Utóbbiak szerint bármennyire is hasítanak mostanság a különböző közösségi oldalak és bármekkora is bennük a potenciál (ami valóban óriási), nem szabad megfeledkezni arról, hogy az általuk nyújtott lehetőségek kéz a kézben járnak a nekik való kiszolgáltatottsággal. Magyarán, lehet, hogy kitalálunk valamit, ami ma nagyon működik, de ha pl. Mark Zuckerberg és kisegyüttese gondol egyet, akkor holnap dobhatjuk az egészet a kukába (lásd a céges Facebook oldalak organikus elérésének drasztikus csökkenését).
A hírlevél küldés ezzel szemben a mi birodalmunk. Mi döntjük el, mikor, kinek, mit és hányszor. Az egy másik kérdés, hogy az emberek elolvassák-e, amit küldünk és ilyen téren valóban megfigyelhető a tartalomfogyasztási szokások átrendeződése. Míg pár évvel ezelőtt a hírlevél egyeduralkodó volt, ma többé-kevésbé sereghajtó szerepre van kárhoztatva. Temetni azonban ezzel együtt sem kell, az pedig, hogy mekkora potenciál van még benne, erősen iparág függő. Most azonban nem a “kell – nem kell” vitát szeretném tovább gerjeszteni, hanem egy kis segítséget adni azoknak, akik a “kell” mellett szavaztak, de nem tudják, hogyan válasszanak. Az alábbi listát határozottan a teljesség igénye nélkül állítottam össze, de ha valaki nem járatos a témában, akkor így is nagy segítséget fog jelenteni neki.
0. Költségek
A piacon előforduló üzleti modellek száma közelít a végtelenhez. Van, ahol meg kell venni a szoftvert. Van, ahol a szoftverért nem, csak a használatért kell fizetni, annak arányában. Van, ahol a kiküldött levelek száma adja az árképzés alapját, van, ahol az adatbázis mérete. Szóval, vannak variációk és ezzel kapcsolatban nem nagyon tudok más tanácsot adni, mint azt, hogy álljunk neki a saját, konkrét igényeink alapján matekozni. Annyit azért mondanék, hogy a piaci trendek alapján a jövő egyértelműen a bérelhető szoftvereké, vagyis az ilyen konstrukciók inkább jövőbe mutatóak.
1. Telepített vagy felhő alapú?
Ahogy pénzügyi téren megfigyelhető, hogy a trendek a bérelhető szoftverek és megoldások felé mutatnak a megvásárolt alkalmazásokkal szemben, ugyanígy megfigyelhető, ahogy a klasszikus, telepített programok háttérbe szorulnak a felhő alapú megoldásokkal szemben. A “felhő alapú” azt
jelenti, hogy maga a program és az adatok nem a saját gépünkön futnak, hanem egy távoli szerveren, amit jellemzően egy böngésző vagy egy mobilos applikáció segítségével tudunk elérni és használni. A megoldás óriási előnye a mobilitás, hiszen a rendszert bárhonnan elérem, nemcsak az irodai gép előtt ülve. Hátrányaként két dolgot szoktak felhozni: az egyik, hogy aktív internet kapcsolat kell hozzá, a másik pedig a biztonsági kockázat. Nos, ami az elsőt illeti, a hírlevél küldéshez mindenképpen kell internet kapcsolat, vagyis ebben az esetben ez nem hátrány. Ami pedig a biztonsági kockázatot illeti, a legnagyobb kockázatot soha nem a rendszer, hanem a felhasználó jelenti. Nyilván az igényeink döntik el, melyik számunkra a jobb, annyit tudok tanácsolni, hogy ha a mobilitás előny, akkor ne féljünk a felhő alapú megoldásoktól, egyszerűen csak legyünk szigorúbbak a biztonsági előírásokat illetően.
2. Az integráció lehetősége
Ha igazán hatékonyak akarunk lenni, akkor ne elszigetelt megoldásokban gondolkodjunk, hanem komplex rendszerekben. Vagyis kapcsoljunk össze mindent mindennel, amivel érdemes. Már ha lehet. Ezért figyeljünk oda a választásnál, hogy olyan megoldásra szavazzunk, ami képes együttműködni a rendszerünk többi elemével. Egy hírlevél küldő program esetében pl. elemi, hogy össze tudjuk kapcsolni a CRM rendszerrel (ügyfélnyilvántartó). De hasznos lehet akár a számlázó programmal való összekötés is (az ügyfél a hírlevélben rákattint egy linkre és megrendel valamit, mire automatikusan generálódik és kiküldésre kerül a számla). Ugyancsak hasznos lehet a céges Facebook oldallal való integráció is (hírlevél feliratkozás lehetősége a FB oldalon, a kiküldött hírlevél automatikus megosztása az oldalon, stb.). Az már nem is lehet kérdés, hogy a honlapunkkal és/vagy a webáruházunkkal is működjön együtt.
3. Fel- és leiratkozás, exportálás, importálás
Ami a feliratkozást illeti, elegánsabb és biztonságosabb megoldás, ha feliratkozást követően a rendszer automatikusan küld egy megerősítő e-mailt, amiben rá kell kattintani egy hivatkozásra, hogy véglegesítsük a feliratkozásunkat. Ugyanígy, a leiratkozásnál praktikus, ha a hírlevél alján elhelyezett leiratkozás linkre kattintva a felhasználó egy olyan oldalra jut, ahol egy gombnyomással meg kell erősítenie, hogy valóban le szeretne iratkozni. Exportálásnál és importálásnál nyilván fontos a számunkra megfelelő formátumok kezelése (CSV, TXT, XLS, stb.). Illetve importálásnál lehet fontos kérdés, hogyan kezeli a rendszer azokat a személyeket, akik már megtalálhatók az adatbázisban – figyelmen kívül hagyja őket, teljes mértékben felülírja az adataikat, esetleg csak aktualizálja őket? Valamennyire ehhez a témához kapcsolódik a biztonsági mentés lehetősége is, ami ideális esetben nemcsak a kontaktokat tartalmazza, de azt is, hogy korábban kinek, mikor, mit küldtünk.
4. Listák, csoportok és szegmensek
Valószínűleg nincs olyan megoldás a piacon, amelyiknek gondot okozna, hogy több címlistát kezeljen. Ugyanígy természetesnek tekinthető az is, hogy adott listán belül létre tudunk hozni csoportokat és szegmenseket. A kettő közötti különbség, hogy a csoport lényegében egy allista, a szegmens pedig egy általunk összeállított feltétel rendszer. A csoportra példa lehet a vásárlókon belül a webáruházas vásárlók. A szegmensre pedig azok a webáruházas vásárlók, akik 2015 harmadik negyedévében legalább 2 db piros zürgencset vásároltak. Tartsuk szem előtt, hogy a jövő marketing varázsigéje a célzott kommunikáció. Minél pontosabban tudunk valakinek olyan tartalmat küldeni, ami valóban érdekli, annál eredményesebbek leszünk. Szóval, ha ma még nem is vagyunk a szegmentáció feketeöves mesterei, jó, ha a rendszerünk fel van rá készülve.
5. Szerkesztés
Nagyon leegyszerűsítve, a hírlevelek szerkesztésénél két út létezik. Az egyik a kényelmes, a másik az eredményes. A kényelmes annyit jelent, hogy kapunk egy olyan felületet, ami erősen hasonlít az irodai szövegszerkesztő alkalmazásokhoz, aki azokat tudja használni, ezt is tudja. Az eredményes megoldás ezzel szemben az, amikor tudjuk a hírlevél forráskódját szerkeszteni, amihez legalább alapszintű HTML ismeretek szükségesek. Ez macerásabb ugyan, de eredményesebb, mert ha hírlevél küldésről van szó, abból érdemes kiindulnunk, hogy kb. semmi nem szabványos semmivel. Vagyis az a hírlevél, ami mondjuk a Gmail felületén csodás, Outlookban lehet kész katasztrófa és fordítva. Mindebből következik, hogy minden hírlevelet érdemes kiküldés előtt minél több felületen tesztelni, hogy valóban úgy néz-e ki, ahogy megálmodtuk. És próbáljuk ki, mennyire testhezálló számunkra a szerkesztőfelület. Tartsuk észben, hogy minden program egy bizonyos logika alapján működik, ami talán egyezik a többség logikájával, de nem biztos, hogy a miénkkel is.
6. A/B tesztelés, küldés
Honnan fogjuk tudni, hogy tetszik-e majd az olvasóknak az, amit írtunk? A helyes válasz az, hogy sehonnan. Illetve ez volt a helyes válasz. Mert a modern rendszerek már erre is tudnak megoldást. Ezt A/B tesztelésnek hívják és annyi a lényege, hogy ugyanarra a témára készítünk legalább két variációt. Ezek néha csak a tárgyukat tekintve különböznek, de akár a tartalmuk is lehet eltérő. Aztán, mielőtt kiküldenénk a hírlevelet a teljes listának, előbb kiküldjük a variációkat egy-egy kontrollcsoportnak. a teljes listára pedig már az a variáció megy ki, amelyik a tesztelésen jobban teljesített. Az igényesebb alkalmazások mindezt már automatizáltan végigzongorázzák, nekünk csak a variációkat kell
elkészítenünk.
7. Automatizálás
Sok esetben jöhet jól, ha a rendszer képes automatizáltan hírleveleket küldeni. Például, minden új feliratkozó kap egy 7 hírlevélből álló sorozatot, a feliratkozását követően heti egy alkalommal. Vagy készíthetünk olyan hírleveleket, amelyek minden évben aktuálisak lehetnek az év adott időszakában és beállíthatjuk, hogy a rendszer automatikusan küldje ki ezeket. A modern marketing jelmondata amúgy is az automatizálás, minél kevesebb beavatkozást igényel egy rendszer, annál jobb. Szóval vizsgáljuk meg, hogy a kiválasztott alkalmazás milyen automatizálási funkciókat kínál és ahogy a szegmentálás esetében, itt se a jelenből induljunk ki, gondoljunk a jövőre!
+1. Elemzés
A XXI. század marketingjének a lényege nem a kreativitás, hanem az analízis. A XX. század marketingjének is ez lett volna a lényege, csak akkor még nem voltak hozzá eszközeink. Ma szerencsére már vannak. Az alapelv nagyjából az, hogy a több adat jobb. Minél több adatot képes szolgáltatni egy hírlevélküldő rendszer az olvasók viselkedéséről, annál jobb. Persze meg kell tanulnunk olvasni is ezekből, de a jó döntésekhez adatra van szükség. Ezek segítségével nagyon sokat tudunk finomítani a szisztémánkon, a finomítás pedig plusz bevételt jelent. A legalapvetőbb adatok a hány embernek küldtük ki, hányan nyitották meg, hányan kattintottak a benne található hivatkozásra. De az adatok elemzésével arról is gyorsan képet kaphatunk, hogy a hét melyik napján vagy a nap melyik szakában érdemes leginkább kiküldeni a hírlevelet.
Zárszó
Van az a mondás, miszerint a patkány egy olyan mókus, amelyiknek rossz a marketingje. A marketing pedig elsősorban mennyiségi és csak másodsorban minőségi kérdés. Ez azt jelenti, hogy több embert elérni fontosabb, mint lenyűgözően kreatívnak lenni. Én arra bíztatok mindenkit, hogy hírlevelezzen és csavarja ki a legtöbbet a lehetőségekből.