Ha egymondatos értékesítési tréninget kellene tartani egy kezdő üzletkötőnek, az így hangzana: nem a lényeg a fontos. Mert a kezdők legtipikusabb hibája, hogy túlságosan a lényegre, az eladásra, a termékre/szolgáltatásra fókuszálnak és durván alábecsülik a “csak beszélgetés” jelentőségét. Pedig az eladás sokkal inkább függ a jó kapcsolattól, mint attól, hogy ténylegesen mit is kínálunk. És sokkal fontosabb, hogy “csak beszélgessünk”, mint ahogy azt egy kezdő feltételezi.
Ez az egész csak azért jutott eszembe, mert a munkaköri leírások esetében valami hasonlót érzek. A munkaköri leírások a lényegre összpontosítanak. De olyan mértékben, hogy pont az hiányzik belőlük, ami igazán fontos lenne. Már nagyon sokat írtam a rendszerépítés fontosságáról, meggyőződésem, hogy egy modern kisvállalkozás számára a stabilitást, a biztonságot és a fejlődés lehetőségét a rendszerépítés garantálja. Tovább megyek: meggyőződésem az is, hogy napjainkban a rendszerépítés képessége fontosabbá vált, mint a zseniális egyéni képességek, az intuíció, a karizma vagy bármi egyéb, ami korábban a vállalkozókat sikerre segítette. A jövő (és már a jelen is) a rendszereké és a versenyt egyre inkább az fogja eldönteni, ki tud jobb rendszert építeni, nem pedig az, hogy kinek milyen a terméke vagy a szolgáltatása.
Na és hogy jön ehhez az egészhez a munkaköri leírás? Ami azt illeti, egyre inkább sehogy. A munkaköri leírás egy letűnt kor terméke és az igazság az, hogy már abban a korban sem volt igazán hasznos. A semminél persze jobb, ad némi fogódzkodót mind a munkavállaló, mind pedig a munkáltató számára. De a munkaköri leírás olyan, mint egy butatelefon – telefonálni persze lehet vele. De ha összeveted azzal, hogy helyette egy alig nagyobb számítógép is lehetne a zsebedben, amivel többek között telefonálni is tudsz, akkor nem kérdés, hogy a versenyképességet melyik garantálja jobban. Szerettük a régi Nokiánkat, atomstabil volt és egy örökkévalóságig húzta az akksija. De a világ túllépett rajta és a versenyszféra meg a múltba révedés nem kompatibilisek egymással.
Szóval, a munkaköri leírás a múlté. Ha ez a gondolat gyomorfájást vált ki Belőled, azt maximálisan meg tudom érteni. Mert ahogy sokkal tovább tart egy okostelefont megismerni és belakni a régi ostobánál, ugyanúgy, ami leváltja a munkaköriket, az sajna sokkal munkásabb, mint a munkaköri leírásokat elkészíteni. És sokak erejét már ez utóbbi is meghaladja. Sorry, azt senki nem ígérte, hogy rendszert építeni könnyű. Ahogy az öreg svábok mondják mifelénk: vér nélkül nincs disznóvágás. Csak egyvalami vigasztalhat: az eredmény bőven meghálálja a befektetett munkát. És van még egy gondolat, amibe esetleg kapaszkodhatsz: igazából nincs más választásod. Vagy építesz rendszert vagy elkerülhetetlenül lemaradsz. Szóval, bármennyire is hasfájós, muszáj a tenyérbe köpni és nekilátni.
De akkor mi az, ami leváltja a munkaköri leírásokat?
A válasz egy szó: avatar. Az avatarról valószínűleg három dolog juthat eszedbe nagy valószínűséggel:
1. semmi
2. James Cameron hupikék törpikés interpretációja (az “Avatar” c. film)
3. Az informatika világa (játékos profil, kommentelős profil, stb.)
Ehhez képest az avatar egy több ezer éves, szanszkrit eredetű szó, a jelentése kb. az, hogy “megtestesülés”. És pontosan ezért használjuk a rendszerépítésben is. Egy avatar nem egyszerűen felsorolja egy munkatárs tennivalóit. Tartalmaz mindent, amit a munkatársnak meg kell testesítenie. Az avatar nemcsak abban különbözik a munkaköri leírástól, hogy jóval részletesebb annál. Van egy nagyon markáns szemléletbeli különbség is közöttük. Munkaköri leírásból minden munkatársnak csak egy van. Avatarból viszont több is lehet. Mert főleg egy KKV esetében természetes, hogy egy ember több, egymástól jól elkülöníthető pozíciót is betölt. Ezek mindegyik egy-egy avatar, amelyek mást és mást testesítenek meg. A munkatárs pedig éppen azt az avatart “viseli”, amelyik pozíciót/feladatkört ellátja. Amikor pedig feladatkört vált, akkor avatart is vált, aminek tudatában kell lennie. Egy közönséges példával élve: ha a cégvezető este hazatér, akkor a cégvezető avatart le kell cserélnie a férj/apa avatarra. Ezt sokan elfelejtik, aztán nem értik, mi a baja a családnak.
Hogyan épül fel egy avatar? A jobb kérdés ez: hogyan építsünk fel egy avatart? Mert a legjobb eredmény eléréséhez visszafelé kell haladnunk. Ezért lesz az alábbiakban a számozás fordított sorrendben.
3. A kívánatos eredmény
Ahhoz, hogy egy tevékenységet minél pontosabban megfogalmazhassunk, először erre a kérdésre kell minél pontosabb választ adnunk: milyen eredmény elérésére törekszünk? És minél pontosabbak vagyunk, annál jobb. Egy pék esetében az egyszerű válasz az lenne, hogy a kenyér. Igen ám, de egy félig sült, sótlan és elrághatatlan héjú kenyér éppúgy kenyér, mint az, amelyik annyira finom, hogy képtelen vagy abbahagyni az evést. Tehát fontos: az avatar nem pusztán az eredmény definícióját tartalmazza, hanem a kívánatos eredményét. Minél pontosabban, minél részletesebben, annál jobb.
2. A tevékenység
Ez a rész mutat leginkább rokonságot a munkaköri leírással, de a különbséget azért zongorázni lehet. Itt ugyanis nem egyszerűen felsoroljuk a tennivalókat, hanem azzal a szemlélettel fogalmazzuk meg őket, mintha egy használati utasítást készítenénk az adott pozícióhoz. Egy jó tevékenységleírás mércéje ez: egy olyan ember, aki egyébként rendelkezik a szükséges szakképzettséggel, a leírás elolvasása után el tudná látni azt a munkakört? Ha a válasz igen, akkor jó munkát végeztünk. Ha nem, akkor nem írtuk le elég részletesen, hogy mi is a teendő. Ezeket elkészíteni hatalmas feladat, a többség vissza is riad tőle. De újra hangsúlyozom, ha hosszú távon gondolkodunk, nincs választásunk.
1. A személyiség
Ez azokat a személyiségjegyeket, létfontosságú képességeket és szakképesítéseket tartalmazza, amelyek nélkülözhetetlenek az adott feladatkör hatékony ellátásához. A targoncavezetői engedély megléte éppúgy ide tartozik, mint az átlagon felüli kedvesség vagy a képesség, hogy valaki patikarendben tartsa a bizonylatait. Könnyű belátni, hogy egy raktáros, egy ügyfeles és egy könyvelő munkája más és más képességeket igényel. És fontos, hogy ezeket minél tisztábban lássuk, mielőtt rábíznánk azt az avatart valakire. De ugyanennyire fontos az is, hogy a munkavállaló tisztában legyen azzal, milyen tulajdonságokat/képességeket várnak el tőle.
Ebből a három fő alkotóelemből épül fel egy avatar. És ebből kellene annyit elkészíteni, ahány főbb feladatkör van az adott vállalkozásban. Vagyis jellemzően jóval többet, mint ahány munkatársunk van. Óriási feladat? Még annál is nagyobb. A többség már azelőtt feladja, hogy belekezdett volna. A többiek pedig segítséget kérnek, mert tudják, hogy a feladatot el kell végezni, de azt is tudják, hogy önerőből nem fog menni. Miattuk és nekik fejlesztjük az Okoscég vállalatépítési rendszert, ami ugyan nem végzi el helyettünk a munkát, de legalább megkönnyíti azt.