+36 20 377 7266 42@szabogabor.hu
Oldal kiválasztása

Képzeljük el a világhírnek még csak kevéssé örvendő, de abszolút feltörekvő, kínai illetőségű Gurmin cég legújabb készülékét! Egy navigációs eszközről van szó, aminek az a legfőbb érdekessége, hogy csak utólag szól. Mielőtt elindulnánk, beütjük az úticélunkat, amit a kütyü korrektül regisztrál is. Aztán elindulunk, de a banya csak hallgat. Aztán végre megszólal: az előbb balra kellett volna kanyarodnod. Ezután megint lapít egy sort, majd pár perc múlva: a körforgalomban nem a második, hanem a harmadik kijáraton kellett volna kihajtanod. És ezeket tolja egész úton. Néha, extra bónuszként pedig bedob ilyeneket: az előbb mentél el egy traffipax mellett. Ugye érződik, hogy a cucc világsikerre lenne ítélve?

Nyilván nem igényel különleges képességeket rájönni, hogy ez csak a fantázia szüleménye. Hiszen ki az az elmeroggyant, aki egy ilyen GPS-ért bármennyi pénzt is adna? Jogos. Azért írtuk le mégis, mert elszomorítóan gyakran találkozunk egy ehhez kísértetiesen hasonlító szituációval. A cégvezetők jelentékeny része ugyanis úgy próbálja irányítani a kis birodalmát, mintha egy ilyen navival indulna útnak. Csoda, hogy annyian tévednek el és bolyonganak össze-vissza a piacon?

Mire gondolunk konkrétan? A GPS-es hasonlatot nyilván többféle szempontból is el lehetne sütni egy cég működése kapcsán. De amiről ez alkalommal írni szeretnénk, az a pénzügyekhez való viszony, a pénzügy kezelése. És most megpróbálunk úgy írni a témáról, hogy az ne kritikának hangozzék, de ez valószínűleg nem fog sikerülni. Akárhogy is, elszomorító látni, hogy 2017-ben, amikor olyan informatikai háttér áll gyakorlatilag bárki rendelkezésére, ami korábban elképzelhetetlen volt, hány olyan vezetővel találkozni, akinek a cég pénzügyeivel kapcsolatban még mindig a könyvelés, a könyvelő az első számú adatforrás.

Ha már előrángattuk ezt a navigációs hasonlatot: a könyvelésre támaszkodni kicsit olyan, mintha a GPS egy olyan kocsiban lenne, ami 2 kilométerrel mögöttünk jön. És ez nem a könyvelés hibája. A könyvelés a munkájából kifolyólag az események nyomában kullog, naprakész adatokat várni tőle ésszerűtlen is, igazságtalan is. Nem sok vezetőnek ismeretlen a szituáció, amikor a könyvelő 19-én közli vele, hogy akkor holnap hány csillió forint ÁFÁ-t kellene elutalni. A vezető pedig érzi, hogy pillanatokon belül sztrókot kap, ami olyan szempontból szerencsés, hogy így már nem lesz alkalma megfojtani szerencsétlen könyvelőt. Ha pedig a sztrók mégis elmaradna és uralkodnia is tudna magán, hogy ne murdelje meg a könyvelőt, még mindig csatlakozhat a “nekem is ülye a könyvelőm” vállalkozói klubhoz, ahol a rászedett és kiszolgáltatott cégvezetők rémtörténetekkel licitálhatnak egymásra.

Pedig nem a könyvelő a hülye. Gyorsan hozzátesszük: nem is a vezető. Megoldani viszont ő tudja a

problémát. Legfőképp azzal, ha belátja, hogy nem támaszkodhat a könyvelőre, mert a könyvelőnek nem ez a dolga. A könyvelőnek az a dolga, hogy a törvényi előírásoknak megfelelően adminisztrálja a cég pénzmozgásait. Utólag. Ha ki akarnánk maxolni a hasonlatcunamit: a könyvelés a fekete doboz és nem a GPS. Ha GPS-re van szükségünk (márpedig szükségünk van rá), akkor arról nekünk kell gondoskodnunk. De hogyan? Majdnem pont úgy, mint az autóvezetés esetében. A sztori itt is a tervezéssel kezdődik.

De mit tervezzünk? Első lépésként kiadást. Ha úgy tetszik, a működési költségeket. A pénzügyi abc-ben ez az “a” betű. Tisztán kell látnunk, hogy mennyi a heti, havi rendszeres kiadásunk. Ha pedig vannak előre látható eseti kiadásaink, akkor azokat is be kell építeni a kiadástervezésbe. A lényeg, hogy minél tisztábban lássuk, mennyi kiadásunk lesz a következő, egységnyi időszakban. Tulajdonképpen ez fogja megmutatni, hova akarunk eljutni, hiszen ennyi pénzt kell legalább előteremtenünk. És csak halkan tesszük hozzá: a nagyon okos vezető a tartalékképzést is beépíti kiadásként. Mert ha nem így tesz, akkor kb. sosem lesz tartalék. A cég ugyanis mindig megpróbálja a teljes bevételt felemészteni. Na jó, ez igy nem teljesen igaz. Valójában egy cég mindig többet próbál költeni, mint a bevétele. És meg is teszi, hacsak valaki féken nem tartja.

Ha megvagyunk a kiadások megtervezésével, akkor jöhet a következő lépés: a bevételek megtervezése. Miből, honnan lesz annyi bevételünk, ami fedezi az összes kiadásunkat? A bevételtervezéssel kapcsolatban két egyszerű szabályt tartunk szem előtt. Az egyik, hogy – szemben a kormányokkal – a vállalkozások nem engedhetik meg maguknak, hogy már eleve hiányt tervezzenek. Ha a fene fenét eszik, akkor is meg kell oldanunk valahogy, hogy több bevételünk legyen, mint kiadásunk. A másik szabály pedig az, hogy az építkezésekhez hasonlóan itt is rátartással kell tervezni. Vagyis eleve abból kell kiindulni, hogy a tervezett bevételnél kevesebb fog befolyni. És ennek a kevesebbnek még mindig felül kell múlnia az összes kiadásunkat. Tehát annyi bevételt kell terveznünk, hogy ha a 20-30%-a valamiért el is marad, a 70-80% akkor is több legyen, mint a költségeink.

Ha mindezzel megvagyunk (amiért már önmagában, alanyi jogon jár a Vállalkozói Köztársaság tisztikeresztje), akkor jöhet a projekt legizgalmasabb része: a megvalósulás nyomon követése. Azaz a bevételek és a kiadások naprakész(!) rögzítése. Ami manuális munka is, meg hálátlan is, úgyhogy nem feltétlenül személyesen kell elvégeznünk, ki is adhatjuk őket Jucikának. A lényeg, hogy bármikor is pillantunk rá, a valós állapotot lássuk. Aprónak és lényegtelennek tűnő, de azért fontos figyelmeztetés: bevételnek azt tekintjük, ami már beérkezett és ott pihen a számlánkon. Ami majd hétfőn jön, meg másnap és Istenbizony, az nem bevétel. Nyilván bízunk benne, hogy az lesz, de a pénzügy elég földhöz ragadt műfaj. Ami még nincs, az nincs.

Lényegében ennyi lenne a pénzügyi tervezés. Sok ész nem kell hozzá, csak fegyelem, meg időnként

haláltmegvető bátorság. Mert amikor durván negatív a mérleg, amikor arra a kérdésre, hogy “Honnan a francból lesz ennyi bevételünk?” az operációs rendszer leállással válaszol – na, ezek nem komfortos pillanatok, erős a késztetés a hirtelen mással foglalkozásra. De egy biztos: a csukott szemmel végrehajtott reménykedés még senkit nem húzott ki a szószból. Régi igazság, de minden probléma megoldása a problémával való szembenézéssel kezdődik.

Na és hogyan valósítsuk mindezt meg? Nyilván vezethetnénk akár papíron is, ha nem 2017-et írnánk. A legegyszerűbb megoldás egy mezítlábas Excel táblázat, ami nem csinál semmit, csak az adatokat tartalmazza. Ezt aztán viszonylag tág határok között turbózhatjuk fel függvényekkel, ide-oda hivatkozásokkal, makrókkal, hogy amit nem muszáj, azt ne kelljen kézzel csinálni. Vagy választhatunk valamilyen célszoftvert is. Végső soron pedig ott van (ha ott van) a cég ERP rendszere, ami egyértelműen a legjobb megoldás. Hiszen a pénzügyi tervezéshez szükséges adatok amúgy is rögzítésre kerülnek benne, a tervezés során keletkeztetett adatok pedig hasznosak lehetnek más modulok számára. Nagy dolog az integráció, ne féljünk élvezni.

A korrektül összerakott és működtetett pénzügyi tervezés tényleg olyan, mintha a cégvezető kapott volna egy GPS-t. Ami, ismerjük be, nagyon hálás dolog tud lenni, főleg amikor ismeretlen környéken járunk. És hát merre járna egy vállalkozó az ideje nagy részében, ha nem ismeretlen környéken?