Nagyon sokszor leírtuk már: az informatikai eszközök elsődleges és kizárólagos feladata, hogy növeljék a hatékonyságot, a termelékenységet. Legalábbis amikor munkáról van szó. És ami azt illeti, valóban parádés mértékben képesek javítani ezeken. Legyen szó egy feladatkezelőről, egy CRM rendszerről, valamilyen felhő alapú szolgáltatásról vagy éppen a Google naptáráról – okosan használva őket elképesztő sebességgel redukálják kőkorszaki szintre azokat az időket, amikor még papír alapon próbáltuk adminisztrálni a tevékenységünket. De akkor miért van annyi vezető, akiknek nem feltétlenül a kánaán ugrik be elsőre, ha a vállalatirányítási rendszerükre vagy az okostelefonukra gondolnak? Ebben a cikkben pontosan erre a kérdésre keressük a választ. És a magunk részéről határozott a meggyőződésünk, hogy meg is találtuk.
Kezdjük az elején! Vállalkozóként/vezetőként miért ruházunk be bármilyen informatikai eszközbe? Nyilván azért, amit már az előbb is leírtunk: hogy javítsunk a működés hatékonyságán. De mitől lesz az ember (vagy egy vállalkozás) ténylegesen hatékonyabb? Mert egy szoftver birtoklásától biztosan nem. Lehet, hogy ez túlságosan alapvető kérdésnek tűnik. Amolyan “mindenki tudja” félének. De a tapasztalataink már sokszorosan igazolták, hogy ahol gondok vannak, ott először mindig az alapok hiányára kell gyanakodni. Ha nem megy az autó, akkor legelőször győződjünk meg róla, van-e benne üzemanyag, mielőtt még szétszednénk a vezérlést. Ez a hasonlat itt és most különösen ül, mert a legtöbb vállalkozásnál éppen az üzemanyaggal van gond. Mármint a hiányával.
Szóval, mitől lesz valaki hatékony? A hatékonyságnak van egy hármas kritériuma, a felsorolásnál pedig a sorrend is számít, nemcsak az egyes tényezők megléte. Konkrétan:
1. CÉL(OK)
2. ESZKÖZÖK
3. KOMPETENCIA
Ami az informatikát illeti, egyértelműen a 2. pont alá sorolható. A kompetenciáról pedig korábban már írtunk részletesen. Itt most csak annyit róla, hogy a “tudom használni” még messze jár a kompetenciától. A kompetencia olyan, magabiztos felhasználási/alkalmazási jártasság, ami magas szintű
termelékenységet eredményez. A kompetencia nyilván rengeteg gyakorlást igényel, mindegy, milyen tevékenységről vagy eszközről beszélünk. Ha körbenézünk a világban, nagyon kevés helyen találkozunk igazi kompetenciával. Ezért is csodáljuk annyira. Ami a vállalkozásokat illeti, a különböző informatikai eszközök beszerzése azért nem hozza el a kánaánt, mert elmarad a produktív alkalmazásukhoz szükséges kompetencia megszerzése. Na és vajon hol van a kutya eltemetve? A kedves olvasó jól sejti: az 1. pontnál.
De már jöhet is a hitetlenkedő fejrázás: ugyan miért szerezne be bárki is bármilyen eszközt úgy, hogy nincs vele célja? Ami azt illeti, elég könnyen. Mert a célnak van egy alteregója, egy hasonmása. És tényleg bitangul hasonlít rá, annyira, hogy a többség simán összetéveszti őket. A különbség pedig nem is tűnik olyan nagyon jelentősnek. Ahhoz viszont éppen elegendő, hogy hazavágja a hatékonyságunkat. Ahhoz is elég, hogy sok-sok milliónyi IT beruházás tűnjön miatta úgy, mintha a kútba hordanánk a vizet. Tudja valaki, hogy nevezik ezt a hasonmást? Sehol egy kéz a magasban? Akkor eláruljuk: vágynak.
Nyilván minden vezető arra vágyik, hogy a cégének jobban menjen. Leszámítva persze a tehetetlenség mélypontjait, amikor azt kívánja, hogy vigye el az ördög az egészet, de ezt most hagyjuk. A kijózanító és kiábrándító valóság azonban az, hogy a vágy kevés. Az emberek többsége egész életében olyan dolgokra vágyik, amit soha nem valósít meg. A vállalkozó ebből a szempontból (is) kivétel, mert ő nagyon sok mindent megvalósít. Ám ez nem azt jelenti, hogy mentes lenne a vágytól. És ami a fenti felsorolást illeti, a vágy legfeljebb arra elegendő, hogy beszerezzünk valami csúcskütyüt vagy mindent tudó okos szoftvert. Sajnáljuk, de ez pont olyan, mint amikor az átlagember szobabiciklit vesz magának. A vágytól ennyire futja. Ha ennél lényegesen többet akarunk, ahhoz már cél kell.
Akkor ez most azt jelentené, hogy a vállalkozók egy jelentékeny részének nincsenek céljai? A válasz durva lesz és közönséges: igen. Bármennyire is abszurdnak tűnik, az elmúlt 15 évben ezt tapasztaltuk. A vállalkozók többsége olyan mélyre merül a különböző tűzoltó tevékenységek hétköznapi örömeiben, hogy nem is nagyon próbál messzebbre tekinteni. Félreértés ne essék: amikor azt írtuk, hogy “örömeiben”, azt nem szarkazmusnak szántuk, bármennyire is úgy tűnik. A tűzoltás két szempontból is örömforrás. Egyrészt növeli a fontosságérzetünket, másrészt, felment annak a felelőssége alól, hogy messzebbre kelljen néznünk és célokat kelljen definiálnunk.
A taktika ugyan fortélyosnak tűnik, de elég könnyű átlátni rajta. Sajnos. Vagy szerencsére, ezt mindenki döntse el saját maga. Mert miért is van szükség annyi tűzoltásra? Úgy van: a szükséges eszközök és/vagy a kompetencia hiánya miatt. És hol tartunk már megint? Újra az átkozott céloknál. Ha tényleg hatékonyak akarunk lenni, az célok nélkül elképzelhetetlen. És ahhoz, hogy a célok minél inkább elősegítsék a hatékonyságunkat, az alábbi két tulajdonsággal kell rendelkezniük:
1. Minél inkább saját célnak kell lenniük
2. Minél világosabban definiálni kell őket
Az első pont biztosan szorul egy kis magyarázatra. Ugyan milyen lenne egy cél, ha nem saját? Hát kényszerített cél. Mondjunk rá példát? Kifizetni az áfát. Elkészíteni az adóbevallást. Teljesíteni a munkaügyi előírásokat. Egy ésszerűen gondolkodó vállalkozó számára ezek (is) célok. De ezek olyan célok, amelyeket a környezetünk kényszerít ránk. Ettől még meg kell valósítani őket. De a hatékonyságot azok a célok támogatják igazán, amelyeket saját magunktól akarunk. Nem azért, mert kell. Azért, mert akarjuk. És bár ez irracionálisnak tűnhet, minél kevésbé lehet magyarázatot gyártani arra, miért is akarjuk az adott dolgot, annál erőteljesebb lesz a cél. Mint Hillary esetében: miért mászta meg a Mount Everestet? Mert ott volt. Vagyis nincs rá igazán válasz. Akarta és kész.
De legalább ennyire fontos a 2. pont is. Egy cél definiálása két részből áll: a fogalmi szintű megalkotásból és abból, amit képalkotásnak nevezünk. A képalkotás lényege, hogy az elérendő állapotot minél láthatóbbá, minél megfoghatóbbá tesszük. Mi az, ami megfogható? Bármi, aminek mérete, színe, szaga, tömege, illetve bármi olyasmilye van, ami érzékelhető és megmérhető. A képalkotást illetően csak egy irányban lehet tévedni: ha nem elég részletes. Túlzásba vinni egyszerűen lehetetlen.
A mára már legendássá vált óriáscégek alapítóira szokás isteni géniuszként gondolni. És talán tényleg zsenik voltak. De fontos felismerni, hogy Steve Jobs (Apple), Tom Watson (IBM) vagy Ray Kroc (mcDonald’s) elsősorban vizionáriusok voltak, az úgynevezett zsenialitásuk leginkább ebben mutatkozott meg. Annyira tisztán látták, mit akarnak, hogy annak egyszerűen meg kellett valósulnia. Persze nem születik mindenki Jobsnak, Watsonnak vagy Krocnak. De nem is akarja mindenki az egész világot meghódítani. A konkurenciát viszont csúnyán állva hagyhatjuk, ha elvégezzük azt házi feladatot, amit ők nem fognak: a képalkotást.