Az év vége – többek között – hagyományosan a következő évi naptárak és határidőnaplók beszerzésének az időszaka. De tegyük hozzá: egyre kevésbé. Ugyan még sokan ragaszkodnak hozzájuk, de a ragaszkodás legfeljebb lassítja kicsit a világ változását, megállítani nem tudja. Ide is betör(t) a digitalizáció és a határidőnaplókat éppúgy le fogja törölni a térképről, mint a hagyományos fényképezőgépeket, a bakelit lemezeket vagy a VHS videókazettákat. Hogy ez jó vagy sem, azon hosszan lehetne vitatkozni. Ám a helyzet az, hogy jó. Nyilván sokkal jobban lehet kötődni egy hagyományos könyhöz, mint egy e-bookhoz. Jobban megdobogtatja az ember szívét egy bakelit lemez, mint egy, a Spotify-ról letöltött album. És egy szép határidőnaplónak is van valamiféle arisztokratikus bája. De a világban – kiváltképp a munka világában – a funkció az úr. Funkcionalitás szempontjából pedig a digitális offenzíva megállíthatatlan.
De ettől még a világ nem lesz rosszabb. Csak más. Ebben a “más”-ban pedig rengeteg előny bújik meg és mi most ezekre szeretnénk összpontosítani. Elsősorban a határidőnapló aspektusából. Aminek a digitális változata ott lapul ugrásra készen a telefonunkon és lássuk be: a telefonunk szinte mindig nálunk van, egy hagyományos határidőnapló nem feltétlenül. Így minimálisra csökken annak az esélye, hogy egy újonnan felmerült programot ne tudjunk azonnal rögzíteni. Vagy éppen bevállalni azt egy olyan időpontra, amikorra már van másik programunk. Ez már önmagában elegendő ok lehet arra, hogy barátkozni kezdjünk egy digitális naptárral, de később lesz még jó pár érvünk mellette.
De előbb időzzünk el egy gondolat erejéig a telefonnál! Amit igazából át kellene nevezni valami másra. Ez persze valószínűleg nem fog megtörténni és az elkövetkező generációk számára ez a szó majd teljesen mást fog jelenteni. Számunkra pedig nem marad más, mint valahogy átkalibrálni az agyunkat és másképp gondolni a telefonra. Mert a telefon már rég nem egy olyan eszköz, amivel elsősorban telefonálni lehet és másodsorban tud ezt-azt. A telefon egy ultramobil számítógép, aminek az egyik funkciója a telefonálás. És még csak azt sem mondhatjuk, hogy a legfontosabb. Bizarrul hangzik, de a telefon nem telefonálásra való. Telefonálásra is. Ezt a nézőpontot kell a magunkévá tennünk és akkor azonnal adódik az igény, hogy megpróbáljuk minél sokoldalúbban kihasználni. Például határidőnaplóként is.
Ami persze elsőre talán furcsa lesz. De a jót könnyű megszokni. És elég sok érvet tudunk arra, hogy miért jó. De mielőtt még belemennénk, nyilván adódik a kérdés: melyiket? Erre pedig nincs jó válasz. Irgalmatlan mennyiségű szoftver, applikáció létezik erre a célra, hogy kinek melyik a legszimpatikusabb, az nyilván ízlés kérdése. Az viszont nehezen vitatható, hogy a legelterjedtebb ezek közül a Google Calendar. Ennek pedig van egy kézenfekvő oka: elég jóra sikerült. Na jó, van még egy: a Google baromi ügyesen építgeti a saját ökoszisztémáját. És aki használja az egyik alkalmazást, az jó eséllyel elkezdi
használni a másikat is. De a naptár tényleg nagyon jó és ha valaki még soha nem próbálkozott semmilyen digitális naptárral, érdemes vele kezdeni. Aztán hogy megragad nála vagy tovább keresgél, azt az idő megmutatja.
De milyen előnyei vannak egy ilyen digitális huncutságnak egy jó öreg, békebeli határidőnaplóval szemben? Az összeset biztosan nem fogjuk felsorolni, de néhányat azok közül, amelyeket a legfontosabbnak érzünk, mindenképpen. És bízunk benne, ezek elegendő bizonyítékot szolgáltatnak arra, hogy a digitális határidőnapló nem egyszerűen egy másik módja a programjaink menedzselésének, hanem egy sokkal hatékonyabb módja. Akkor lássuk a medvét!
ISMÉTLŐDŐ PROGRAMOK
Az egyik abszolút kedvencünk. Mindenkinek vannak olyan programjai, amelyek valamilyen gyakorisággal ismétlődnek. Ami nagyon gyakran, azt persze nyilván nem felejtjük el. De még ezekkel is megeshet, hogy a nagy kapkodásban rájuk szervezünk valamit. A ritkább programok pedig már kényesebb jószágok. Ezeket egyesével, ézzel beirogatni egy határidőnaplóba sokkal macerásabb, nem beszélve arról, ha minden év elején át is kell másolgatni őket az aktuális naplóba. Ez a procedúra egy frankó naptár alkalmazással örökre a feledés homályába vész.
EMLÉKEZTETŐK
Ez az a pont, ahol az analóg megoldások végképp elvéreznek. Mert egy hagyományos napló rögzíti ugyan a beleírt programokat, de figyelmeztetni nem tud rájuk. És lehetünk bármennyire is szorgalmasak a programok feljegyzésével kapcsolatban, időről-időre mindenkivel megesik, hogy pont elfelejti megnézni, mi van felírva. Ilyenkor tud piszkosul jól jönni a digitális csatlósok egyik aduásza, az emlékeztető. Aminek az értékét akkor fogjuk igazán becsülni, amikor először ment meg minket a katasztrófától. Azt talán mondanunk sem kell, hogy teljesen testre szabható, melyik esemény előtt mennyi idővel kapjunk figyelmeztetést. Rendkívül hasznos funkció, nagyon könnyű megszokni.
MEGOSZTÁSOK
A legtöbb program, tevékenység, ami bekerül a határidőnaplóba, nemcsak minket érint. És ha ez a “nemcsak mi” pl. a kollégákat jelenti, akkor nagyon praktikus funkció a program megosztása másokkal.
Ha mondjuk magunknak beírjuk a vezetői megbeszélést és ezt megosztjuk velük is, akkor a program az ő naptárukban is meg fog jelenni. Ha pedig valamilyen okból módosítanunk kell az időpontot, akkor náluk is módosulni fog. Ez a funkció az emlékeztetővel kombinálva már több, mint zseniális.
KÖZÖS HASZNÁLAT
Arra is van lehetőség, hogy a saját naptárunkat ne csak mi lássuk, ne csak mi tudjunk programokat bejegyezni, hanem mások is. Például a titkárnőnk. És ez elég menő olyankor, amikor távol vagyunk és neki kell(ene) időpontot egyeztetni számunkra. Régen ilyenkor telefonálgatás kezdődött – már ha elérhetők voltunk. Na, ezt is nyugodtan elfelejthetjük. A digitális határidőnaplót nyilvánossá tudjuk tenni és meghatározni, hogy ki láthatja, illetve ki írhat bele. Természetesen azt is beállíthatjuk, hogy a másik fél láthatja-e a programjainkat vagy csak azt, hogy adott időpontban már foglaltak vagyunk.
INTEGRÁCIÓK
És ez már tényleg Forma-1. A digitális határidőnapló egy sor másik alkalmazással is összekapcsolható. Itt gondolhatunk például arra, hogy a feladatkezelőben szereplő tennivalók megjelennek a határidőnaplóban is. Vagy arra, hogy a születésnapját ünneplő ismerősünknek intéz egy automatikus üdvözlő üzenetet a Facebook oldalára. De hogy mondjunk ütősebb példát is: nyáron egy, Magyarországon tartózkodó, de Kanadában élő rokonunk megkért, hogy nyomtassam ki a repülőjegyeit. Ezeket e-mailben, csatolt mellékletként küldte át nekem. Fontos adalék: magában a levélben nem írt semmit. Én kinyomtattam a jegyeket, odaadtam neki őket, aztán meg is feledkeztem az egészről. Addig, amíg fel nem fedeztem, hogy a saját naptáramba belekerültek programként az ő repülőútjai. Oké, ezt éppen benézte a rendszer. De az eset mutatja, mi mindenre képes az integráció és a Google rendszere. Ez persze kicsit talán már ijesztő is. Vagy inkább intő jel: az a privát szféra, ami az analóg világban alanyi jogon járt, a digitális világban odafigyelést és körültekintést igényel.
Reméljük, sikerült kedvet csinálni a naptár alkalmazásokhoz. Persze tudjuk, a határidőnapló gyártók és forgalmazók ennek még egy kicsit sem örülnek. De a világ változik, ez pedig azzal jár, hogy régi lehetőségek tűnnek el és új lehetőségek jelennek meg. Bánkódhatunk a régiek eltűnése miatt vagy örülhetünk az újak megjelenésének – a választás a miénk. A világ pedig megy tovább előre.